Sind Ihre Systeme und Prozesse auf den Brexit vorbereitet?

März 28, 2019 – Rolf Schmidt, Managing Partner, Global Practice Director Enterprise Management

Auch wenn noch immer große Ungewissheiten bestehen: Die Entscheidung des Vereinigten Königreichs, die Europäische Union zu verlassen, wird große Auswirkungen auf die Wirtschaft im Vereinigten Königreich selbst und in allen EU-Ländern haben. Je nach politischer Lösung kann die britische Mitgliedschaft in der Zollunion und im Binnenmarkt zunächst bestehen bleiben oder schnell enden. Nach einer Übergangsphase wird das Vereinigte Königreich in jedem Fall zu einem “Drittland”. Viele Geschäftsprozesse werden daher vom Brexit beeinflusst, wie z.B. die Fakturierung, Steuern und Meldewesen, Außenhandel oder gesetzliche Rechtsvorschriften. Auch Ihr SAP-System wird davon betroffen sein.

Geschäftsprozesse und IT sollten daher im Vorfeld auf mögliche Anpassungen und Veränderungen vorbereitet werden, um je nach Brexit-Szenario schnell und effektiv handeln zu können. Unsere Westernacher-Experten unterstützen Sie bei der Analyse, Bewertung und Vorbereitung der notwendigen Schritte ebenso wie bei den erforderlichen Anpassungen in Ihrem SAP-System.

Es gibt Bereiche, in denen bereits Handlungsbedarf besteht und Business und IT die notwendigen Schritte in den SAP-Systemen technisch vorbereiten können.
Das SAP-System muss konfiguriert und getestet werden, um mögliche neue Organisationsstrukturen und die Änderungen an den bestehenden Prozessen und Organisationsstrukturen zu unterstützen.

Es kann daher sinnvoll sein, ein Projekt aufzusetzen, um alle notwendigen und erwarteten Veränderungen zu bewältigen. Im Wesentlichen sollten sich Business und IT auf folgende Anpassungen vorbereiten:

Unternehmensstruktur

Wenn Großbritannien nicht mehr Mitglied der EU ist, kann es erforderlich werden, die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens abhängig von strategischen Geschäftsentscheidungen in SAP anzupassen, um die rechtliche Struktur des Unternehmens zu optimieren. Technisch gesehen kann dies Auswirkungen auf Buchungskreise, Kostenrechnungskreise, Ergebnisbereiche, Währungen und andere Organisationsobjekte haben. Bestehende Buchungskreise für britische Unternehmen müssen angepasst werden, wenn sie nicht mehr zur EU gehören.

Stammdaten

Jeder Buchungskreis, der im SAP-System mit dem Land „GB“ angelegt ist, wird kein Buchungskreis innerhalb der Europäischen Union mehr sein. Jedes Werk, jeder Geschäftspartner – Kunde, Lieferant, Bank usw. mit Sitz im Vereinigten Königreich – ist ebenfalls nicht mehr Teil der EU. Dies erfordert Aktualisierungen in Stammdatenfeldern, Steuerstammdaten, Kontengruppen, Bilanzkonten, Materialstamm und weiteren Konfigurationsobjekten, auch Werke im Ausland müssen angepasst werden. Außerdem können zum Stichtag offene Kundenaufträge oder Bestellungen betroffen sein.

Steuern

Nach dem Brexit muss das Vereinigte Königreich die gemeinsame EU-Mehrwertsteuerrichtlinien nicht mehr einhalten und könnte ein eigenes Mehrwertsteuersystem entwerfen. Diese Änderungen sowie die Unterscheidung zwischen der EU und dem Drittland spiegeln sich in der praktischen Umsetzung wider: Die Steueridentifikations- und Steuerkennzeichen müssen angepasst und der Umsatz in Umsatzsteuererklärungen ggf. differenziert dargestellt werden.

Im Rahmen solcher Berichte und der allgemeinen Handelsabwicklung mit Großbritannien nach dem Brexit sind alle Formulare, die zur Durchführung dieser Prozesse erstellt wurden, zu prüfen und entsprechend anzupassen. Eine umfassende Überprüfung der verwendeten Steuerverfahren und -berechnung ist erforderlich:

1. Steuermeldungen

Alle Formulare und Reports für Rechnungen, Steuererklärungen, INTRATSTAT Meldungen etc. müssen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um der neuen Situation gerecht zu werden.

2. Steuerermittlung

Der größte Handlungsbedarf ergibt sich bei den Steuerermittlungsverfahren in SAP, die von verschiedenen Änderungen betroffen sein werden:

  • Das Steuerschema TAXGB für das Vereinigte Königreich muss überprüft und an die Entscheidungen der britischen Regierung und deren Auswirkungen auf die Mehrwertsteuerberechnung angepasst werden, insbesondere für die Steuerberechnung für die EU-, aber auch andere ausländische Unternehmen. Auch wenn diese Entscheidungen noch nicht klar sind, sollten Business und IT auf kurzfristige Reaktionen vorbereitet sein.
  • Das Steuerermittlungsverfahren MWST erfordert eine entsprechende Aktualisierungen in der Konfiguration der Konditionssätze.
  • Das EU-Binnenverhältnis wird sich für einige Unternehmen ändern und die Steuerkennzeichen für EU-Unternehmen im TAXGB müssen deaktiviert werden.
  • Anstelle der Antratst-Meldung und der Zusammenfassenden Meldung für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr müssen Extrastat-Meldung erstellt werden.
  • Auch Lieferungen nach Großbritannien und Dienstleistungen an britische Unternehmen sind in den EU- Berichten über innergemeinschaftliche Geschäftsvorfälle und Umsätze nicht mehr anzugeben.
  • In Buchungskreisen anderer EU-Mitgliedsstaaten müssen Transaktionen mit dem Vereinigten Königreich von der Steuer- und Umsatzmeldung ausgeschlossen werden.
  • Die Steuervorschriften für andere Nicht-EU-Länder müssen in Abhängigkeit von noch ausstehenden Entscheidungen und zwischenstaatlichen Abkommen überarbeitet werden.
  • Formulare und Ausdrucke im Zusammenhang mit Mehrwertsteuerbefreiungen müssen überprüft und aktualisiert werden.

Unternehmensübergreifende Prozesse

Alle automatisierten buchungskreisübergreifenden Prozesse in SAP zwischen britischen und EU-Unternehmen müssen hinsichtlich der Konfiguration der Steuerermittlung ebenfalls überarbeitet werden.

Außenhandel, Zölle und Abgaben

Alle Waren und Dienstleistungen zwischen der Europäischen Union und britischen
Unternehmen werden zukünftig Einfuhr- oder Ausfuhrzöllen unterliegen. Waren und Dienstleistungen aus dem Vereinigten Königreich unterliegen ebenfalls der Einfuhrumsatzsteuer. Daher müssen Unternehmen im Falle des Brexit andere Handels-, Import- und Ausfuhrerklärungen erstellen als bisher, und diese an die Behörden übermitteln. Alle grenzüberschreitenden Lieferungen in das Vereinigte Königreich oder aus dem Vereinigten Königreich in die EU werden keine innergemeinschaftlichen Lieferungen mehr sein, sondern Exportlieferungen. Die Folge werden technische Anpassungen und neue dokumentarische Nachweise wie Import-/Exportdeklarationen und Zollerklärungen sein.

Obwohl noch unklar, ist damit zu rechnen, dass neue oder geänderte Zölle und Gebühren erhoben werden und sich damit Auswirkungen auf Außenhandelslösungen in der SAP ECC und GTS Konfiguration und in den Stammdaten ergeben. Geschäfte aus dem Vereinigten Königreich in die EU-Mitgliedstaaten gelten als Export und müssen entsprechend dem Zoll gemeldet werden.

Basierend auf den neuesten Entwicklungen analysieren unsere Westernacher-Experten gemeinsam mit Ihnen Ihre betroffenen Prozesse und SAP Systeme, entwickeln und aktualisieren einen Aktionsplan und setzen alle notwendigen Lösungen rechtzeitig um. Beachten Sie, dass Sie womöglich sehr schnell reagieren müssen.

Kontaktieren Sie uns jetzt, um Ihren individuellen Termin für die Erstellung Ihrer Roadmap zur Vorbereitung auf den Brexit zu vereinbaren.